¿Sabías que las empresas con procesos bien documentados son un 33% más eficientes en sus operaciones diarias? Esto significa que la documentación no es solo un requisito normativo, sino una herramienta clave que beneficia a todo el equipo y optimiza las operaciones, convirtiéndose en la columna vertebral de cualquier organización. Sin embargo, la documentación de procesos a menudo no se prioriza desde el principio, sino que surge a medida que se presenta la necesidad. Esto puede llevar a 5 errores que no debes cometer al documentar procesos que pueden dificultar la efectividad de tu negocio.

Pero no te preocupes, este post está diseñado especialmente para ayudarte a identificar esos errores a tiempo y a actuar para evitarlos, haciendo que la incorporación de la documentación de procesos en tu negocio sea sencilla y sin contratiempos. ¡Prepara tu café y comencemos la lectura!

5 Errores que no debes cometer al documentar

Error 1: Falta de claridad y detalle

Imagina que cada mañana recibes tu periódico favorito y, un día, descubres que han cambiado al columnista de tu sección preferida. Decides darle una oportunidad, pero te encuentras con un texto confuso lleno de jergas complicadas, dejándote con la sensación de que no dijo nada claro al final. Esto es lo que sucede cuando nuestros procedimientos carecen de claridad y detalle.

Es crucial rectificar esta situación de inmediato y comenzar a mejorar nuestros procedimientos de una vez por todas. No necesitamos ser rigurosos ni complicados en nuestra documentación; simplemente necesitamos ser claros y concisos para transmitir el mensaje sin problemas de implementación.

Entonces, toma las recomendaciones y utiliza un lenguaje sencillo y directo que todos en el equipo puedan entender fácilmente. Si lo deseas, puedes complementar con videos, diagramas de flujo, imágenes, etc., para facilitar la comprensión del mensaje. De esta manera, garantizas que el equipo pueda ofrecer los mejores resultados.

Error 2: No actualizar la documentación regularmente

Imagina que te aventuras a un lugar remoto donde no hay acceso a internet (sí, un escenario bastante hipotético). Dependes de un mapa antiguo impreso hace 20 años y, al llegar, descubres que nada coincide con lo que muestra tu mapa. La ansiedad y el estrés comienzan a surgir porque te das cuenta de que te perderás. Este es el mismo sentimiento que experimentamos cuando nuestros procedimientos están obsoletos.

Dejar que nuestros documentos de procedimientos se vuelvan obsoletos debería considerarse como un pecado capital adicional. Piensa en el esfuerzo que tú y tu equipo dedicaron para crear una wiki perfecta, solo para dejarla en el olvido. ¡Gran error! Nuestros documentos son tan vitales como nuestro negocio y merecen ser tratados con respeto.

La solución aquí es reservar tiempo al menos una vez al mes para revisar todos nuestros documentos, hacer una lectura rápida y estar atentos a cualquier cambio. Además, puedes estar alerta mientras realizas tus tareas diarias para detectar posibles cambios, especialmente aquellos relacionados con plataformas tecnológicas que se actualizan constantemente. De esta manera, aseguras un ahorro de tiempo considerable y evitas la necesidad de un entrenamiento adicional.

Error 3: No involucrar al equipo

Imagina a Irma, quien ha sido tu Asistente Virtual durante 2 años. Se ha destacado en diversos campos y es una parte vital de tu equipo. Un día decides crear todos los Procedimientos Operativos Estándar (SOP) por tu cuenta y los implementas sin consultar a nadie. Irma necesita lanzar una campaña de email marketing y se encuentra con un documento que indica el uso de MailChimp, a pesar de que la empresa siempre ha utilizado Mailerlite y ya ha pagado sus derechos anuales. Esto confunde a Irma, ya que nunca se le informó ni se migró la información a la nueva plataforma.

Este tipo de situaciones genera confusión en el equipo al no comunicar adecuadamente los cambios y sorprenderlos con documentos. No solo se compromete la calidad del resultado final, sino que también se socava la credibilidad del equipo al no tener en cuenta sus opiniones en decisiones importantes, como la elección de una plataforma de email marketing.

La documentación de procesos es un esfuerzo conjunto que requiere la participación de todo el equipo. Cada miembro aporta su experiencia, lo que no solo mejora la calidad de los procedimientos, sino que también fomenta un ambiente de trabajo más armonioso y cercano al involucrarlos en la creación de procesos vitales para el negocio.

Error 4: Omitir la formación y comunicación

Imagina a Andrés, el nuevo diseñador gráfico de tu equipo. Es talentoso, recién salido de la universidad pero con poca experiencia. A pesar de que recientemente implementaste una documentación de procesos perfectamente explicada, durante su incorporación nadie le informa sobre la existencia de la wiki. Además, el equipo está tan ocupado que nadie le brinda la mínima formación, lo que lo lleva a la frustración y, meses después, decide renunciar.

Historias como esta son más comunes de lo que pensamos. El talento humano se va de las empresas por falta de formación y comunicación, lo cual debería ser una prioridad absoluta. Después de todo, nuestro mayor recurso es el conocimiento de cada miembro del equipo, y prescindir de uno de ellos afecta a todo el equipo.

La solución es crear un documento de incorporación dentro de nuestra wiki, con un checklist y una lista de todos los documentos que cada nuevo miembro debe conocer. Además, designar a un responsable en la oficina para brindar orientación durante este proceso, asegurando una transición fluida y prolongada para el nuevo empleado.

Error 5: No medir y evaluar la efectividad de la documentación

Imagina a María e Iván, quienes llevan tres años trabajando en el área de ventas de tu negocio. Al principio, se les entregó un manual de procedimientos que apenas ojearon una vez y luego lo olvidaron en un rincón. Recientemente, tu negocio tuvo la oportunidad de unirse a una alianza que podría impulsar su crecimiento. Sin embargo, al solicitar una auditoría, se encontraron con que el manual de ventas presentaba numerosas deficiencias.

Si bien este caso puede parecer extremo y asociado más con regulaciones de grandes corporaciones, es importante destacar cómo estas situaciones pueden afectar también a las pequeñas empresas que buscan expandirse.

Aquí, es esencial aplicar las recomendaciones anteriores: involucrar al equipo en la creación del manual, realizar revisiones periódicas del documento y proporcionar actualizaciones de entrenamiento para garantizar que todo esté en orden y que el trabajo realizado en la documentación de procesos no sea en vano.

Conclusión

A lo largo de este artículo, hemos explorado varios escenarios que pueden parecer un poco fuera de lo común, pero que tienen un impacto significativo en la eficiencia y el éxito de nuestro negocio. Los 5 errores que no debes cometer al documentar procesos son más que simples deslices; representan riesgos reales que pueden obstaculizar el crecimiento y la excelencia operativa.

Es crucial que aprendamos a reconocer estas posibles fallas y tomemos medidas para evitar caer en ellas. No importa el tamaño de nuestro negocio, la documentación de procesos es fundamental para lograr la excelencia y la mejora continua.

Así que te animo a tomar acción de inmediato. Si aún no has comenzado a documentar tus procesos, te invito a descargar nuestra mini guía gratuita, que incluye plantillas listas para usar. ¡Es hora de empezar a documentar y llevar tu negocio al siguiente nivel!